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苏州市建设工程档案立卷程序与标准

苏州市建设工程档案立卷程序与标准
 
总  则
一、说明(略)
二、文件材料及立卷质量要求
1、(略)
2、立卷应遵循文件材料的自然形成规律,保持卷内文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。
3、….、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料,原则上要分别组卷,组卷应合理有序。
4、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。
 
立卷程序与标准
 
组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。
一、分类
工程文件可按建设程序划分为……、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件。…..
二、排列
(一)排列原则
1、文字材料在前,图纸在后。
2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、报告在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。
3、图纸排列时,综合图在前,专业图在后;室外图在前,室内图在后……
(二)排列顺序
工程文件的排列顺序为:施工技术文件、竣工验收文件、竣工图、声像、电子文件材料。
(三)排列组合
1、组合应以文件材料的内容为主线,兼顾其他特征,…….
2、竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时,也可合并立卷。
3、组卷的一般内容、顺序和组合方式依据附件1进行。
4、案卷厚度为20-30mm。
三、整理
1、去除文件材料上的金属物,对破损的文件材料进行托裱。
2、文件材料卷对同一案卷来说,整理后卷内文件材料必须做到统一。规格有两种,一是297mm×210mm(A4),二是260mm×185mm(16K),在整理中应根据每卷具体情况而定。如一卷中A4规格的文件材料占多数,就以A4规格为该卷标准,卷内其他不同尺寸的材料,通过折叠、裱贴等达到统一。
3、对于文件材料原件规格不足A4(或16K)时,常用裱贴方法有两种:一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4(或16K)规格的白纸上;二是采用阶梯式的裱贴方法,即将若干张(视原件大小定)需裱贴的小尺寸文件材料排成上下阶梯式,贴于一张A4(或16K)规格的白纸上。裱贴时,应在左边留出25-30mm装订边。
4、裱贴衬纸用70克以上书写纸。
5、图纸一律按手风琴折叠法,折成四号图幅规格(297mm×210mm),图签外露于右下角,图纸不应露白。
四、编目
编目是指组成一个案卷后,编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。
(一)卷内文件编号
1、卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷单独编号,页号从1号开始。
2、页号编写位置:单面书写的文件材料在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角;图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。
3、页号编写一律使用号码机。
4、案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
(二)卷内目录的编制
    卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。
1、序号,用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。
2、文件编号,填写文件的文号或每张(类)图纸原编图号。
3、责任者,填写文件材料的主要形成单位(竣工图的责任者为施工单位)。建材质保及材料出厂证明书的责任者可以省略。
4、文件题名:填写文件标题的全称。无标题的文件应根据内容拟写题名。卷内原有完整、准确的图纸目录,题名可从简,如“建筑竣工图或建筑竣工图1-10”。
5、日期,填写编制文件的形成日期或起止日期。质保资料的编制日期可以省略。
6、页次,填写每份(类)文件材料亚洲城ca88上标注的页号,最后一份文件的页次应注明起止页号。
7、备注,对卷内文件变化作必要说明。
8、卷内目录放置于本卷亚洲城ca88之前。
(三)卷内备考表的编制
卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。
1、本卷页数,填写已编号的文件材料的数量。
2、说明,填写卷内文件缺损、修改、补充等情况。
3、立卷人,完成立卷后,由立卷单位立卷责任人签名。
4、审核人,由案卷质量审核者签名。
5、日期,由相应的立卷人、审核人等填写。
6、卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。
(四)案卷封面的编制。
1、案卷封面采用内封面形式,主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期……
2、案卷题名
 案卷题名应简明扼要,准确揭示卷内文件材料的内容,便于保管和利用。
 (1)案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分(要素)组成,字数控制在50个汉字内。
 (2)同一项目的案卷题名时,建设单位、项目(工程)名称一般应保持前后一致。一个建设工程项目由多个单项工程组成时,案卷题名应写明项目名称和工程名称(或编号)。如:“南园宾馆1号楼装饰(工程名称)工程施工技术文件”。
(3)建设项目名称应按立项文件内容准确填写;建设项目只有1个工程,工程名称省略。一个建设工程项目由多个单项工程组成时,工程名称应按工程实际内容填写。
 (4)卷内文件材料内容,应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容,
 3、编制单位,即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。竣工图编制单位为施工单位。
 4、编制日期,即卷内文件的形成起止日期,与卷内目录中日期相一致。
 5、(略知)
 五、装订
 1、案卷采用装订和不装订两种形式。即文字材料装订,图纸不装订。
 2、装订采用三孔式,孔距为85mm,距纸张左边缘15mm,上中下位置距中,用棉线穿孔,结头打在背面。
六、照片材料的整理
 1、照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次序分类排列。
 2、将排列整理好的照片,依次粘在芯页上,芯页规格统一为297mm×210mm(A4)。2张照片粘一张芯页。
 3、每张照片应编写页码,有简洁扼要的文字说明,要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容(含人物)。
 4、对于一组联系密切的照片应加以总说明。
 5、编目、拟定案卷标题等,参照文件材料要求进行。
 6、照片材料原则上应单独立卷。当照片较少时(几张),可不单独立卷,将整理好的芯页排列在竣工验收文件之后,与竣工验收文件一并立卷。
附;   装饰工程文件材料归档内容、排列顺序
一、工程准备阶段文件(略)
…..
二、监理文件(略)
……
三、施工技术文件
(一).施工技术管理资料
1、工程概述
2、工程项目施工管理人员名单
3、施工现场质量管理检查记录
4、施工组织设计、施工方案审批表
5、技术交底记录
6、开工报告
(二).工程质量控制资料
1、图纸会审、设计变更、洽商记录,设计交底记录
2、原材料出厂合格证书及进场检(试)验报告
3、施工试验报告及见证检测报告
4、隐蔽工程验收记录
5、施工记录(新材料、新工艺)
(三)工程安全和功能检验资料
1、有防水要求的蓄水试验记录 
2、幕墙及窗气密性、水密性、耐风压检测报告 
3、节能、保温检测报告
4、室内环境检测报告
(四)工程质量验收记录
1、单位(子单位)工程质量竣工验收记录
2、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录
3、单位(子单位)工程安全和功能检验资料检查及主要功能抽查记录
4、单位(子单位)工程感观质量检查记录
5、各部位分部分项质量验收记录
四、竣工验收文件
1、竣工验收报告(建设单位)
2、竣工总结(包括建设、施工、设计、监理单位等)
3、竣工验收质量评估报告(监理)
4、规划、消防、室内环境检测等有关部门专项验收认可文件
5、竣工验收证明书
6、房屋保修书
7、竣工决算
五、竣工图
1、装修(装饰)竣工图
2、给排水(消防)竣工图
3、电气竣工图
4、暖通竣工图
5、燃气竣工图
六、声像、电子文件材料
1、照片材料
2、录音材料
3、录像材料
      4、光盘材料
 

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